안녕하세요, 토스트 오피스입니다.

무더운 여름 건강하게 잘 보내셨나요?

선선한 가을 바람과 함께 '전자계약' 서비스업데이트를 소식을 전해드립니다.

■ 전자계약

코로나19 이후 비대면 전자계약 서비스에 대한 수요가 크게 늘었습니다.

이제는 대면이 어려운 상황뿐만 아니라, 비용 절감과 업무 효율 향상을 위해 일상적인 계약도 전자계약으로 전환되고 있습니다.

이미 다양한 전자계약 서비스가 널리 활용되고 있어, 여러분도 한 번쯤 이용해 보셨을 것입니다.

토스트 오피스는 평소 사용하는 그룹웨어 안에서 전자계약까지 편리하게 처리할 수 있도록 서비스를 개발했습니다.

이제 토스트 오피스에서 계약서 작성부터 서명 요청, 체결 및 보관까지 하나의 흐름으로 관리할 수 있습니다.

사내 업무와 계약 절차를 자연스럽게 연결하고, 계약 관리에 드는 시간과 수고를 줄여 보세요.

아래에 간단한 사용법을 설명드립니다.

- 전자계약 등록 1단계입니다. 계약명, 담당자, 유형, 시작일, 종료일, 계약 상대, 금액 등 필수 항목들을 입력하세요.

- 계약유형은 일반계약과 근로계약이 있습니다. 일반계약은 모든 계약에 범용으로 사용할 수 있으며 구체적이 계약 종류에 대한 카테고리는 '계약 종류'에서 필요에 따라 자유롭게 분류하실 수 있습니다.

- 계약유형이 일반계약일 경우, 계약상대에서 특정 거래처를 지정하면 해당 거래처의 상호명, 연락처, 이메일을 자동으로 지정할 수 있습니다.

- 계약유형이 근로계약일 경우, 계약상대를 토스트 오피스의 직원으로 지정할 수 있으며, 해당 직원의 이름, 연락처, 이메일을 자동으로 지정할 수 있습니다.

- 전자계약 등록 2단계입니다. 계약문서(PDF)를 업로드하고 서명자를 등록하며, 서명자의 서명이 PDF에서 어디에 위치할 것인지를 결정하는 페이지입니다.

- 서명자의 이메일(계약요청수단)과 휴대폰번호(본인인증수단)를 정확하게 입력하셔야 계약절차를 무사히 완료할 수 있습니다.

- 전자계약 등록 3단계입니다. 계약 내용을 검토하고 서명요청 이메일을 발송하는 페이지입니다.

- 이메일 발송 후에는 더 이상 수정/삭제가 불가능하며, 부득이한 경우 폐기 후 신규 계약서를 작성해야 합니다.

- 계약 서명자에게는 위와 같이 전자계약 서명요청 이메일이 발송됩니다.

- 전자계약의 내용을 조회하기 위해서 서명자는 전자계약에 명시된 휴대폰 번호로 본인 인증을 해야합니다.

- 전자계약 본인인증 방식은 기존의 다른 서비스보다 편리하게 특정 번호(1666-3538)로 코드를 전송하면 되는 방식입니다.

- 직접 문자앱에서 번호와 코드를 입력하여 전송해도 되지만, QR코드를 인식하면 보다 편리하게 문자를 전송할 수 있습니다.

- 본인인증을 하면 위의 서명페이지로 이동하여 계약문서와 계약 당사자, 진행 이력을 확인할 수 있습니다.

- 계약서 위에 보이는 서명앵커를 클릭하여 직접서명/서명업로드/도장업로드 중 하나를 선택하여 서명할 수 있습니다.

- 서명 적용 후 우측 하단에 있는 '서명 완료' 버튼을 클릭하여 서명을 완료할 수 있으며, 필요시 서명을 거부할 수도 있습니다.

- 모든 계약 당사자들이 서명을 완료하면 전자계약문서는 체결상태로 전환되며, 이메일로 체결내용과 서명된 계약서 PDF, 감사추적인증서 PDF가 전송됩니다.

- 토스트 오피스의 전자계약 페이지에서도 계약 내용을 언제든 확인할 수 있으며, 자동으로 저장된 계약서 PDF 원본, 서명된 계약서 PDF, 감사추적인증서 PDF를 조회할 수 있습니다.

전자계약 서비스는 이제 막 첫선을 보인 만큼, 처음 구상했던 기능들을 순차적으로 추가해 나갈 예정입니다.

먼저 계약문서 발송 전 내부 승인을 받을 수 있도록 전자결재 연동 기능을 곧 추가하고,

진행 중인 계약 현황을 한눈에 살펴볼 수 있는 간트차트 기능도 개발할 계획입니다.

이용 중 불편한 점이나 개선 의견, 맞춤 개발 문의가 있으시면 언제든 구글 메일 또는 인스타그램 DM으로 연락해 주세요.

보내주시는 의견을 바탕으로 더욱 편리한 서비스를 만들어 가겠습니다.

가을의 문턱에서 건강과 여유를 챙기시고, 하시는 모든 일에 좋은 결실이 함께하길 바랍니다.

감사합니다.

토스트 오피스 팀 드림.